​​​​​​​ 

نظرة عامة على مكتب تحقيق الرؤية

لإدارة برنامج التحوّل الوطني بوزارة الحج والعمرة، تم تأسيس وحدة تحت اسم مكتب تحقيق الرؤية. وتشمل صلاحيات المكتب مجموعة من ثلاثة اقسام تؤدي وظائف ترتبط ببعضها بشكل وثيق، وهي ما يلي:

  • الإشراف العام على جميع مبادرات ومشاريع الوزارة المتعلقة ببرنامج التحول الوطني ومبادرات الرؤية الاقتصادية لمكة المكرمة والمدينة المنورة، ووضع الخطوات التنفيذية والإجرائية التفصيلية.
  • التأكد من حسن سير العمل لجميع المبادرات والمشاريع ومساعدة فرق العمل الفرعية في التغلب على أي عقبات تواجهها من بدء العمل وحتى نهايته بشكل كامل.
  • القيام بالتنسيق اللازم مع الجهات الخارجية ومع مركز الإنجاز والتدخل السريع التابع لمجلس الشؤون الاقتصادية، وتمثيل الوزارة في الاجتماعات ذات العلاقة.
  • يرتبط رئيس مكتب تحقيق الرؤية مباشرة بمعالي الوزير ويعمل المكتب على وضع تفاصيل وخطط جميع المبادرات وكذلك البدء في تقديم الدعم لتنفيذ بعض المبادرات.
  • يقوم المكتب بإصدار العديد من طلبات العروض ان لزم الامر وذلك من أجل طلب الدعم من طرف ثالث من مقاولين/استشاريين لإنجاز المهام.
  • يتعاون المكتب مع العديد من الاستشاريين والمقاولين وذلك من أجل تقديم الدعم فيما يخص مبادرات التحوّل الوطني أو مبادرات الرؤية الاقتصادية لمكة المكرمة والمدينة المنورة او لمكتب تحقيق الرؤية بذاته مثل ما يتعلق بدعم الاستراتيجية أو المبادرات والمشاريع المنبثقة عنها ووسائل التواصل وإدارة الأداء.

نظرة عامة على اقسام مكتب تحقيق الرؤية

أ‌.       قسم الإدارة الاستراتيجية 

يختص هذا القسم بإدارة استراتيجية وزارة الحج والعمرة، والمراجعة الدورية لها، وكذلك مساعدة وكالات الوزارة على تنسيق استراتيجياتهم لتكون متوائمة مع استراتيجية الوزارة، بالإضافة الى إدارة المعرفة والمعلومات والإحصاءات. كذلك، المهام التالية:

  • تقديم الاستشارة لمعالي الوزير وفريق الإدارة العليا لتشكيل وتبني الاستراتيجية، وذلك عبر التقييم الاستراتيجي والتخطيط وإدارة الأزمات،
  • دعم تصميم وتقديم البرامج التدريبية الخاصة بمبادرات الوزارة،
  • تجهيز الأفكار المقترحة لتحسين أداء الوزارة أو لزيادة مواردها تماشيا مع أهداف برنامج التحول الوطني والرؤية الاقتصادية لمكة المكرمة والمدينة المنورة، واعداد ما يلزم لهذه الأفكار من توصيف وأخذ الموافقات عليها لتتحول الى مبادرات،
  • تجهيز المبادرات وتوصيفها ووضع محطاتها المفصلية (Milestones) وتقدير موازناتها،
  • اعداد مؤشرات الأداء (KPIs) للمبادرات وربطها بأهداف ومؤشرات أداء برنامج التحول الوطني،
  • اعداد دراسات الجدوى للمبادرات (Feasibility Studies)، ثم اعداد بطاقات المبادرات (Business Cases) للمبادرات التي تم التوصل الى – والموافقة على -جدواها، ومساعدة مكتب تحقيق الرؤية على اعتماد المبادرات والحصول على الموافقة على ميزانيتها من قبل وزارة المالية،
  • اعداد طلبات تقديم عروض (RFPs) لكل المبادرات من أجل تعيين الجهات الاستشارية والمقاولين الذين سيعملون على تنفيذها، ثم ارسال طلبات تقديم العروض الى "قسم الإدارة المالية ومتابعة الأداء" لمراجعته والموافقة عليه ولإرساله الى الجهات الاستشارية والمقاولين الذين سيعملون على تنفيذها المدعوين لتقديم العطاءات. ،
  • متابعة مراحل تهيئة المبادرات وتقديم الدعم الاستراتيجي للأقسام الأخرى ودراسة الأولويات وتقديم التوصيات اللازمة بهذا الخصوص وبالتنسيق مع ملاك المبادرات (متى ما تطلب الامر ذلك)

 

ب‌.    قسم الإدارة المالية ومتابعة الأداء

إدارة الشؤون المالية للمكتب والميزانيات المتعلقة بمبادرات الوزارة، بالإضافة الى تحديث لوحة قياس الأداء وضمان الانضباط في التتبع والرصد.

  • ربط ومراقبة المخصصات المالية للمبادرات والموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات والأنشطة بالاستراتيجية،
  • تصميم وتقديم التقارير حول مؤشرات الأداء الرئيسية والمقاييس للمبادرات.
  • متابعة ومراجعة الأداء المرتبط بالاستراتيجية وذلك عبر استخدام مؤشرات الأداء لكل مبادرة/ مشروع في قياس نسبة التقدم بالمقارنة مع ما كان مخططا،
  • دراسة الجوانب التعاقدية المحيطة بكل مبادرة أو مشروع، وتقديم الدعم التعاقدي لمكتب الإدارة الاستراتيجية ومكتب إدارة محفظة المشاريع،
  • تعديل طلبات تقديم العروض (RFPs) للعمل على المبادرات المرسلة الى الإدارة المالية ومتابعة الأداء من الإدارة الاستراتيجية وارساله الى الاستشاريين المدعوين لتقديم عطاءاتهم، ثم الحصول على العطاءات وترسية الأنسب منها، لتحويل المبادرات الى مشاريع فعلية،
  • دراسة الجوانب المالية المحيطة بكل مبادرة أو مشروع وتقديم المشورة المالية لمكتب الإدارة الاستراتيجية ومكتب إدارة محفظة المشاريع،
  • استكمال ما يلزم نحو المطالبات المالية بما في ذلك رفع المستخلصات للجهات المعنية داخل الوزارة

     

ت‌.    قسم ​إدارة التغيير والتواصل الاستراتيجي

إدارة الاتصالات الخارجية لعرض الإنجازات والأهداف التي تم تحقيقها، وإدارة التنسيق والمواءمة، وحل المشاكل والمعوقات بين الجهات المعنية بالمبادرات لدعم اقسام المكتب في انجاز مهامها وإدارة التنسيق بين الجهات الخارجية والداخلية للوزارة.

  • مساعدة الجهات الداخلية لقبول وتبني التغييرات في بيئة العمل،
  • التنسيق التنظيمي لضمان أن تكون جميع وحدات الأعمال ووحدات الدعم تسير بالتنسيق مع الاستراتيجية،
  • توحيد جهود الأطراف ذات العلاقة في تنفيذ الاستراتيجية داخليا وخارجيا،
  • تثقيف وتوعية أصحاب المصلحة حول المبادرات وتسهيل عملية التواصل الداخلي بين كل الوكالات والأطراف في الجهة،
  • تطوير ونشر المعرفة الاستراتيجية عبر عرض أفضل الممارسات والدروس المستفادة للأطراف المعنية،
  • اعداد وتحديث التقارير الإعلامية الدورية المطلوبة لمستويات الإنجاز للمبادرات والتواصل الإعلامي مع الجهات الخارجية.​


​​​​